1. Verantwortlicher

Somedio Software GmbH · Kronstadter Straße 4 · 81677 München · Deutschland
Geschäftsführer: Dipl.-Ing. Gerhard Söllradl · E-Mail: info@hebamio.de · Telefon: 089 58808 4610

2. Datenschutzbeauftragter

Andreas Brückner – Brückner IT Solutions e.U. · Franz-Lutzky-Straße 5 · 4550 Kremsmünster · Österreich
· E-Mail: office@brueckner.pro

3. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO, des BDSG und des TDDDG. Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, ob Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, einen Vertrag schließen oder die Software nutzen. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO.

4. Besuch der Website / Server-Logdaten

Beim Aufruf von hebamio.de verarbeitet unser Hosting-Dienstleister automatisch Verbindungsdaten: IP Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität
und Sicherheit zu gewährleisten.
Hosting: DigitalOcean, LLC (USA), Verarbeitung im Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland. Mit DigitalOcean besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; für den konzernbedingten Drittlandbezug bestehen geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Server Logdaten werden rollierend gespeichert und in der Regel nach wenigen Tagen, spätestens jedoch nach
einem Monat, automatisch gelöscht.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cookies und ähnliche Technologien, die nicht technisch notwendig sind – insbesondere zu Analysezwecken (Ziffer 6) – setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Ihre Einwilligung erteilen und verwalten Sie über unser Einwilligungs-Banner beim ersten Besuch der Website. Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer der Website. Zur Einwilligungsverwaltung setzen wir das Consent-Management-Tool Complianz (Really Simple Plugin B.V., Niederlande) ein; die Einwilligungen werden lokal in Ihrem Browser dokumentiert.

6. Google Analytics 4

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Zweck und Umfang

Google Analytics ermöglicht uns die Analyse der Nutzung unserer Website, um unser Angebot zu verbessern. Verarbeitet werden insbesondere: pseudonyme Nutzungskennungen (Cookies bzw. vergleichbare Technologien, z. B. _ga), Geräte- und Browserinformationen, ungefährer Standort auf Basis der IP-Adresse, besuchte Seiten, Verweildauer, Interaktionen und die Herkunftsquelle des Besuchs. In Google Analytics 4 werden IP-Adressen von Nutzern in der EU nicht protokolliert oder gespeichert; sie
werden ausschließlich zur groben Standortableitung genutzt und anschließend verworfen.

Rechtsgrundlage und Widerruf

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über das Einwilligungs-Banner erteilen. Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger ist Google Ireland Limited; dabei kann es zu einer Übermittlung an die Google LLC in den USA kommen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU Standardvertragsklauseln. Mit Google wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Google Ads Data Processing Terms) geschlossen.

Speicherdauer und Konfiguration

Die Aufbewahrungsdauer der Ereignisdaten in Google Analytics ist auf 2 Monate (Nutzerdaten 14 Monate); danach werden die Daten automatisch gelöscht. Google Signals, Werbefunktionen und User ID sind deaktiviert.

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Kundenkonto, Vertrag und Zahlungsabwicklung

Zur Anbahnung, Durchführung und Verwaltung des Vertrags über die Nutzung von Hebamio verarbeiten wir insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IBAN, BIC, IK-Nummer, Hebammenart, Autokennzeichen, Einnahmen, Ausgaben und IP-Adresse, soweit diese Daten für die jeweiligen Zwecke erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zahlungsabwicklung: Für die Abwicklung von Zahlungen (Hinterlegung der Zahlungsart, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte) setzen wir Stripe ein: Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland; dabei kann es zu einer Übermittlung an Stripe, Inc. (USA) kommen (EU-Standardvertragsklauseln,
EU-US Data Privacy Framework). Ihre Zahlungsdaten werden direkt bei Stripe erhoben; wir speichern keine vollständigen Karten- oder Kontodaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Newsletter (Mailchimp)

Mit Ihrer Einwilligung senden wir Ihnen unseren Newsletter. Für den Versand nutzen wir Mailchimp, einen Dienst der Intuit Inc. (vormals The Rocket Science Group, LLC d/b/a Mailchimp), 405 N Angier Ave. NE, Atlanta, GA 30308, USA. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name sowie Versand- und Öffnungsdaten.
Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, des EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink abbestellen. Gleiches gilt, soweit für die Abwicklung des Online-Kurses die E-Mail-Adresse der Lizenznehmerin an Mailchimp übermittelt wird.

10. Transaktionale E-Mails (MailerSend) 

Für systembezogene E-Mails (z. B. Anmelde- und Terminbestätigungen, Benachrichtigungen, Rechnungszustellung) nutzen wir MailerSend, einen Dienst der MailerLite Limited, 88 Harcourt Street, Dublin 2, D02 DK18, Irland (Verarbeitung in der EU). Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name und Nachrichteninhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Support und Ticketsystem (Atlassian Jira) 

Supportanfragen verwalten wir mit Jira Service Management der Atlassian B.V. (c/o Atlassian, Inc., 350 Bush Street, San Francisco, CA 94104, USA; EU-Vertreter erreichbar unter eudatarep@atlassian.com).
Verarbeitet werden Kontaktdaten sowie Kommunikations- und Ticketdaten. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln; soweit verfügbar ist EU-Datenresidenz konfiguriert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Bitte übermitteln Sie in Support-Tickets keine Daten Ihrer Betreuten.

12. Verarbeitung von Betreutendaten in Hebamio (Auftragsverarbeitung) 

Soweit Hebammen in Hebamio Daten ihrer Betreuten einschließlich Gesundheitsdaten erfassen, verarbeitet Somedio diese Daten im Auftrag der jeweiligen Hebamme. Die Hebamme ist für diese Verarbeitung Verantwortliche; Somedio ist insoweit Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten – einschließlich
der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter – sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) samt Anlagen geregelt.

Betreutendaten werden verschlüsselt übertragen, mit AES-256 verschlüsselt gespeichert und derzeit ausschließlich in Deutschland gespeichert. Innerhalb der Software wird zur Distanzberechnung die Google Maps API (Google Ireland Limited) genutzt; Einzelheiten regelt der AVV.

13. Abrechnung und Übermittlung an Dritte 

Daten können zur Abrechnung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben an Dritte übermittelt werden, wenn dies durch die Nutzerin ausdrücklich in der Software bestätigt wird oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine automatische Übermittlung ohne entsprechende Bestätigung findet nicht statt.

14. Speicherdauer

Nach Kündigung des Lizenzvertrags werden die Daten grundsätzlich noch drei Monate gespeichert und anschließend gelöscht. Für ausgestellte Rechnungen zwischen Somedio und der Lizenznehmerin gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren. Im Übrigen speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art.15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für den Verantwortlichen in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 (0) 981 180093-0, E-Mail poststelle@lda.bayern.de.

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten 

Welche Angaben erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Vorgang ab. Für einen Vertragsabschluss erforderliche Angaben sind grundsätzlich notwendig, um den Vertrag zu schließen bzw. durchzuführen. Werden erforderliche Angaben nicht bereitgestellt, kann der betreffende Vertrag oder die gewünschte Funktion gegebenenfalls nicht angeboten werden.

17. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

18. Datensicherheit

Wir übertragen Daten auf unserer Website und in Hebamio verschlüsselt (TLS) und treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen.

19. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung 

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Verarbeitung personenbezogener Daten, technische Systeme oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.